4 dicas valiosas sobre o processo de emissão de notas fiscais

4 dicas valiosas sobre o processo de emissão de notas fiscais

A emissão de notas fiscais é parte indissociável das atividades de toda empresa legalmente constituída. Trata-se da emissão de um documento comprovando, para efeitos de tributação junto ao fisco, que uma transação comercial foi feita.

Sendo assim, a nota fiscal nada mais é que o registro oficial de uma operação de compra e venda, e serve para orientar sobre os consequentes impostos que incidem sobre tais operações.

Empresas que contam com processos eficientes de controle de emissão e recebimento de notas fiscais têm vantagens competitivas. Isso porque elas podem, por exemplo, evitar multas por envio atrasado de notas fiscais e outros problemas decorrentes da falta de controle.

1. Controle a emissão de notas fiscais

Atualmente, a nota fiscal eletrônica é o formato mais utilizado para comprovação de operações comerciais junto à Receita Federal. Na atividade comercial, uma empresa é ao mesmo tempo emissora e receptora de notas.

Dessa forma, impõe-se a necessidade de controlar minuciosamente o que entra e o que sai, quais informações cada tipo de nota precisa ter e as respectivas datas de emissão.

Sem o controle preciso das notas fiscais emitidas e recebidas, a prestação de contas junto ao fisco corre sério risco de ser feita com erros, o que gera multas e sanções administrativas.

2. Armazene os arquivos de maneira eficiente e faça backups

De nada valerá a escolha adequada do regime tributário se as notas fiscais a serem apresentadas junto ao fisco não forem armazenadas criteriosamente.

Isso significa tornar ágil o acesso aos documentos fiscais sempre que necessário, já que processos recorrentes, como emissão de Danfe — o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) —, normalmente são materializados em papéis, não apenas em formato eletrônico.

Evidentemente, isso inclui armazenar na nuvem, de forma organizada, as notas fiscais eletrônicas emitidas. Alguns exemplos de organização incluem separar as notas por data, tipo de tributação incidente ou tipo de cliente para quem foi emitida.

Não custa lembrar que é obrigatório o armazenamento de notas fiscais pelo período de cinco anos.

3. Evite erros e discrepâncias na emissão de notas fiscais

O preenchimento correto das notas é fundamental para que o fisco não imponha sanções devido a inconsistências no conteúdo.

Conhecer com exatidão classificações como a NCM, a Nomenclatura Comum do Mercosul, é fundamental para garantir a correta tributação sobre os produtos comercializados.

Erros ao emitir notas fazem com que a empresa seja enquadrada no código 2, quando acontece NF-e denegada pela Receita Federal. Quando isso acontece, perde-se tempo precioso, já que é necessária a anulação da nota errada no sistema, para depois ser corrigida junto aos setores financeiro e de estoque.

Então, por mais que uma empresa conte com métodos eficientes de gestão fiscal, todos os esforços nesse sentido serão inúteis se as notas fiscais são emitidas com erros.

4. Gerencie de forma remota para facilitar o acesso às notas

Terceirizar processos financeiros é uma forma de tornar mais ágil e independente a gestão contábil de uma empresa. Isso inclui o lançamento de rotinas financeiras on-line e em tempo real, entre elas o arquivamento de notas fiscais para acesso remoto.

Assim, viabiliza-se o acesso aos arquivos eletrônicos de qualquer lugar em caso de envios de urgência ou requisições dos órgãos de controle, caso seja solicitado.

Portanto, a emissão de notas fiscais deve ser feita de acordo com um conjunto de procedimentos que deve ser muito bem alinhado ao planejar um negócio.

Se você gostou de saber mais sobre emissão de notas fiscais, acesse agora mesmo o artigo sobre a importância da gestão contábil para as organizações e aprofunde-se no tema!