Entenda o que é BPM e como implementar em sua empresa

Entenda o que é BPM e como implementar em sua empresa

Compreender o que é BPM (Business Process Management) é fundamental para empresas que ainda não contam com processos bem estruturados. Em pequenas e médias empresas, a gestão dos processos, de pessoas e até fiscal é um ponto crítico, mas que nem sempre recebe a devida atenção.

Mas o que significa exatamente um processo?

Vamos supor que um cliente liga para a empresa pedindo o cancelamento de um serviço. Do momento em que a ligação é atendida ao ponto em que o cancelamento é efetivado (ou não), temos um processo. Entre um ponto e outro, podem haver falhas, inconsistências ou vícios, podendo causar prejuízos à empresa, em imagem e em receitas.

O que é BPM e sua aplicação de forma prática

Traduzindo para o português, a Gestão de Processos de Negócio pode ser aplicada tendo em vista a melhoria na performance da empresa como um todo. Pode apresentar melhores resultados quando implementada desde o início das atividades, mas é igualmente eficaz para empresas que pretendem melhorar processos deficitários ou para aumentar a competitividade.

Tudo começa pelo projeto, que pode ser elaborado junto à controladoria. Nessa etapa, são definidos os pontos críticos, onde são feitos os diagnósticos necessários, antes de propor soluções. No projeto, são definidas as ferramentas, método, metas a atingir e como cada processo é representado, com destaque neste último ponto para notações do tipo BPMN (Business Process Management Notation) e EPC (Event Process Chain).

Os termos parecem complexos, mas não passam de maneiras de dar nome aos elementos que entram na implementação do BPM.

Na segunda etapa, a de modelagem, todos os processos vigentes são mapeados. O objetivo é confirmar se eles foram corretamente interpretados. Assim, torna-se possível avançar, pelo mapeamento do negócio e sua cadeia de valor, para então chegar ao esquema AS-IS, que corresponde aos processos já praticados.

Etapas de simulação, execução, monitoramento e melhoria

Uma vez conhecidos os processos, é hora de simular as condições em que eles poderiam melhorar. São utilizados indicadores de desempenho, tendo em vista resultados em termos quantitativos, como por exemplo, a redução de pedidos de cancelamento de um serviço.

Depois de simular, é hora de executar. Esta é uma das fases mais sensíveis, já que deve ser precedida de muita comunicação entre todos os colaboradores e a direção da empresa. Devem ser mitigados ou eliminados, pelo fortalecimento do diálogo, possíveis focos de resistência, geralmente baseados no medo do que os novos processos podem representar.

Nessa fase, por exemplo, são implementadas novas ferramentas de trabalho, como softwares ou novos sistemas. O treinamento dos colaboradores também é muito importante.

Por fim, e de forma resumida, as fases de monitoramento e melhoria consistem em acompanhar as mudanças realizadas, promovendo a melhoria contínua, conforme as metas sejam atingidas ou não.

Vantagens do Business Process Management para PMEs

Em pequenas e médias empresas, os processos podem se tornar gargalos que impedem uma melhor performance. A administração de pessoal, por exemplo,  é um ponto crítico, no qual é frequente a falta de orientação em relação ao que precisa melhorar. De qualquer forma, no geral, o BPM proporciona:

  • clareza dos processos: colaboradores entendem o que fazem e porque fazem;
  • agilidade: como a automação é um componente de um BPM, ganha-se tempo em atividades outrora lentas e burocráticas;
  • resultados: quando direção e colaboradores conseguem estabelecer metas comuns e alinhar processos, os lucros aumentam e todos se sentem mais motivados.

Portanto, entender o que é BPM pode fazer toda a diferença e colocar uma empresa num patamar superior. Com a melhoria contínua, processos vão sendo aprimorados ininterruptamente, num ciclo que só pode trazer bons resultados.

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