A contabilidade sem papel ganha relevância enquanto a escrituração digital vem sendo adotada e oficializada pelo fisco. O SPED já é uma realidade, o que força as empresas contábeis a ajustarem seus processos, visando ao cumprimento das exigências legais em formato eletrônico.
Eliminar o papel é uma necessidade e gera benefícios em amplos aspectos. Um exemplo disso é dado pela Advocacia-Geral da União (AGU), que, em 2014, promoveu um verdadeiro “tsunami”, resultando na retirada de 15 toneladas de papel de seus depósitos.
O mais importante é que a eliminação do papel de suas rotinas está ao seu alcance. Faça como a AGU, aprenda a digitalizar suas operações e entre de vez na era da Internet das Coisas. Neste post, aprenda como: vamos lá!
Digitalizando documentos
Empresas de contabilidade são responsáveis por guardar documentos de extrema importância para as PJ que são suas clientes. Notas fiscais, DRE, Balanços Patrimoniais e outros tipos de arquivos são registros importantes e que devem ser preservados.
É por isso que a contabilidade sem papel tem, na digitalização de documentos, o ponto de partida para tornar suas rotinas efetivamente “paper free” — ou seja, livre da celulose.
Considerando o volume expressivo de arquivos possivelmente acondicionados, uma alternativa segura para garantir a passagem do registro em folhas para o digital é contratar uma empresa especializada em digitalização. Assim, seu escritório ganha tempo e garante a segurança dos dados manipulados.
Fazendo backup extra
Uma vez que seus arquivos estejam digitalizados, é possível garantir com muito mais efetividade a preservação dos dados por meio de backup, que nada mais é do que a cópia de seus registros.
Em papel, esse processo dependia de xerox, o que, necessariamente, gerava ainda mais material para ser guardado. Isso significava demanda maior por espaço, além do tempo exigido para a organização do volume extra de documentos.
[cta id=’903′]Efetuando pagamentos digitais
Escritórios contábeis são empresas como todas as outras. Contratam pessoas, compram insumos e fazem pagamentos, que, no final, resultam em mais documentos para serem guardados. Com a contabilidade sem papel, os pagamentos que sua empresa fizer resultarão não mais em notas fiscais impressas, mas em arquivos eletrônicos em extensão .XML.
Além disso, a prestação de contas e posteriores análises financeiras tornam-se muito menos trabalhosas, já que não é mais necessário consultar pastas ou revirar depósitos em busca dos comprovantes.
Utilizando cloud computing
O armazenamento de arquivos eletrônicos não exige espaço físico, entretanto, é certo que seu armazenamento só é possível se sua empresa contar com um repositório virtual de grande capacidade.
Felizmente, é possível obter muito espaço de armazenamento, graças à cloud computing. Trata-se da tecnologia baseada na nuvem, na qual os hardwares utilizados para guardar arquivos estão localizados remotamente.
Servidores externos garantem muito mais segurança, já que são projetados para operar full time e em regime de demanda crescente. Ou seja, independentemente de quanto espaço virtual sua empresa venha a precisar, terá no armazenamento na nuvem a opção mais confiável.
A contabilidade sem papel é muito mais do que uma forma de organizar seu escritório. Ela representa o salto de qualidade necessário, além de ser uma exigência imposta pela progressiva — e inevitável — expansão da escrituração digital.
Gostou do conteúdo? Aproveite a visita para se aprofundar no tema e entenda a importância do setor contábil para a previsibilidade de um negócio!
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